Un CRM para clínicas es la capa comercial y de marketing que trabaja junto a tu programa de gestión: recoge cada contacto, lo sigue por servicio hasta la cita y el bono, centraliza WhatsApp e Instagram y mide el coste por paciente. Ocean Partners Consulting, consultoría de marketing, CRM e IA con equipos en Barcelona y Dubái y partner de HubSpot, lo diseña e implanta.
Programa de gestión y CRM: dos funciones distintas
La confusión más habitual es pensar que el programa de gestión ya hace de CRM. Doctoralia, Clinic Cloud o, en centros de entrenamiento, Mindbody y Trainingym están diseñados para gestionar lo que pasa cuando alguien ya es paciente o socio: agenda, historia clínica, cobros y facturación. Es donde deben estar.
Lo que esos programas no suelen cubrir bien es todo lo que pasa antes y después:
- El contacto que pregunta por WhatsApp y todavía no ha reservado.
- El seguimiento de quien pidió información sobre un programa y no respondió.
- Saber de qué campaña viene cada paciente y cuánto ha costado.
- La reactivación de pacientes que llevan meses sin venir.
- El lanzamiento de un nuevo bono o membresía a tu base con consentimiento.
Por eso no proponemos sustituir tu programa de gestión. Proponemos un CRM que trabaje a su lado como capa comercial y de marketing.
Qué incluye un CRM bien diseñado para una clínica
Un pipeline por servicio de alto valor
Cada programa, bono o membresía tiene su propio recorrido, por ejemplo: nuevo contacto, cualificado, cita propuesta, primera visita y plan contratado. Así ves dónde se pierden pacientes en cada servicio y no solo en la clínica en general.
Bandeja única
WhatsApp, Instagram y formularios web en un solo lugar, con el historial de cada contacto. Recepción deja de saltar entre el móvil, el ordenador y el correo.
Automatizaciones
Recordatorios de cita, seguimiento de quien se quedó a medias, reactivación de pacientes inactivos al mes y a partir de los seis meses, secuencias para nuevos socios y petición de reseñas.
Agente de IA conectado
Un chatbot de WhatsApp para clínicas que responde en minutos, cualifica y registra cada conversación en el pipeline correspondiente, con traspaso a recepción.
Medición
Un cuadro de mando con coste por paciente por servicio, conversión de contacto a cita, nuevas membresías, pacientes reactivados y tiempo de respuesta.
HubSpot o CRM propio de Ocean
| HubSpot | CRM propio de Ocean | |
|---|---|---|
| Para quién | Centros con varios servicios, equipo comercial o planes de crecimiento | Centros más pequeños que buscan simplicidad |
| Marca | HubSpot | Con la marca de tu centro |
| Licencias | Se contratan aparte, según los módulos que necesites | Se detallan en la propuesta |
| Escalabilidad | Muy alta, con un ecosistema amplio de integraciones | Suficiente para el sistema de captación y fidelización |
| Nuestro papel | Partner oficial: implantación y mantenimiento | Implantación y mantenimiento |
HubSpot
- Centros con varios servicios, equipo comercial o planes de crecimientoPara quién
- HubSpotMarca
- Se contratan aparte, según los módulos que necesitesLicencias
- Muy alta, con un ecosistema amplio de integracionesEscalabilidad
- Partner oficial: implantación y mantenimientoNuestro papel
CRM propio de Ocean
- Centros más pequeños que buscan simplicidadPara quién
- Con la marca de tu centroMarca
- Se detallan en la propuestaLicencias
- Suficiente para el sistema de captación y fidelizaciónEscalabilidad
- Implantación y mantenimientoNuestro papel
HubSpot para clínicas es nuestro estándar porque somos partner oficial y porque escala bien cuando el centro crece. Para equipos más pequeños, el CRM propio de Ocean ofrece lo necesario con menos complejidad. En los dos casos, el sistema funciona igual: pipelines por servicio, bandeja única, agente de IA, automatizaciones y medición.
Cómo implantamos el CRM
La implantación del CRM forma parte de la implantación del sistema, que dura entre cuatro y seis semanas:
- Diseño. Definimos los servicios que tendrán pipeline propio, las etapas de cada uno, los campos necesarios y las reglas de consentimiento.
- Configuración. Montamos el CRM, conectamos WhatsApp, Instagram y formularios a la bandeja única y configuramos el agente de IA.
- Automatizaciones. Activamos recordatorios, seguimientos, reactivaciones y secuencias, empezando por las que más impacto tienen.
- Medición. Conectamos las campañas con píxel, API de Conversiones y UTM, y montamos el cuadro de mando.
- Formación. Formamos a recepción con casos reales de su día a día y revisamos el uso durante las primeras semanas.
Integración con tu programa de gestión
La integración depende de la API de cada programa y del plan que tengas contratado con ese proveedor. Algunos permiten sincronizar citas o altas de pacientes; otros ofrecen opciones limitadas. No prometemos una integración antes de comprobarla: la validamos en el diagnóstico de captación y te decimos qué se puede conectar, qué no y qué proceso alternativo proponemos, con sus ventajas y sus límites.
CRM para clínicas de fisioterapia
En fisioterapia, el CRM marca la diferencia cuando la clínica quiere vender programas y bonos, no solo sesiones sueltas. Permite seguir a quien pidió información sobre readaptación o suelo pélvico, reactivar a pacientes que terminaron un tratamiento y medir qué servicio es rentable. Lo desarrollamos en marketing para fisioterapeutas.
Datos de salud y RGPD
El CRM de marketing contiene datos de contacto, interés comercial, conversaciones comerciales y consentimientos. Nunca historia clínica ni datos de salud, que son una categoría especial según el artículo 9 del RGPD y se quedan en tu programa de gestión. Firmamos un contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD y solo enviamos comunicaciones comerciales con consentimiento explícito. No damos asesoramiento jurídico: tu asesor debe validar tu caso.
Para quién es
- Clínicas de fisioterapia y multidisciplinares con varios servicios de alto valor.
- Centros de entrenamiento y clínicas de longevidad con membresías o programas.
- Equipos de tres o más profesionales con conversaciones repartidas entre móviles y correos.
- Centros que quieren saber cuánto les cuesta cada paciente nuevo.
Qué no hacemos
- No sustituimos tu programa de gestión ni migramos tu historia clínica.
- No guardamos datos de salud en el CRM de marketing.
- No prometemos integraciones sin validar antes la API de tu programa.
- No implantamos un CRM sin formar a recepción.
Siguiente paso
Reserva el diagnóstico de captación. En dos semanas te recomendamos HubSpot o el CRM propio de Ocean, validamos la integración con tu programa de gestión y te entregamos la arquitectura del sistema. Consulta antes el enfoque completo de marketing para clínicas y los planes y precios.